電話対応が苦手で仕事を辞めたい方必見！電話対応の克服法と最終手段を紹介！

電話対応の苦手意識から、仕事が大きな負担となっている方は多いのではないでしょうか。電話は相手の表情が見えず、声が聞き取りにくい場合もあり、苦手意識を持ちやすいものです。

しかし、多くの仕事では電話対応は欠かせない業務のひとつであるため、効果的な対策を立てて自身のスキルを向上させることが必要です。

当記事では、電話対応が苦手と感じる原因や克服方法を詳しく紹介します。また電話対応がどうしてもできない場合の対処法もあわせて解説します。

電話対応に関するストレスを少しでも減らしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話対応が苦手と感じてしまう主な原因

LINEやDiscordなどのメッセージツールを利用する方が増えている現在、電話に苦手意識を持つ方は少なくありません。

電話対応は入社直後でも担当する仕事であるため、突然電話を任されて強いストレスを感じる方もいるでしょう。

電話対応に苦手意識を持ってしまう主な原因は、次のとおりです。

• クレームが来ないか心配
• 相手の発言が理解できない
• 相手が見えないことへの恐怖
• 言葉に詰まる
• 話している内容を周りに聞かれて落ち着かない

電話の内容をはじめ、電話そのものに対する不安やオフィスの環境など、幅広い要因を解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

クレームが来ないか心配

お客様や取引先など幅広い方から電話が来る環境では、クレーム対応が必要です。しかし、最初から怒鳴るような口調で話し出す方もいるため、クレーム対応に不安を感じる方は多いでしょう。

またクレームをきっかけに仕事の不備が判明した場合、上司や同僚から強く叱責される可能性もあります。

電話は、話の内容を事前に予想できません。そのため、電話を取るたびにクレームの電話だったらどうしようと不安になり、大きなストレスにつながります。

相手の発言が理解できない

電話でのやり取りに慣れていないと、相手の言葉をうまく聞き取れない際には、何度も聞き返すことになります。その結果、相手に怒られたり、冷めた態度を取られたりするケースも少なくありません。

また仕事を始めてから日が浅く、業務に慣れていない場合は、相手の話そのものを理解できない可能性もあります。電話の最中は、わからない内容をその場で逐一先輩や上司に聞くことができません。

自身の理解できない話になったとき、どのように返答すればよいのかわからないため、ストレスを感じる方は多いでしょう。

相手が見えないことへの恐怖

対面で話すケースと異なり、電話では相手の表情が見えません。そのため、自身の発言がどのように評価されているのかわからず、恐怖を感じる方もいます。

いきなり相手に怒られた、突然相手が不機嫌になり電話を切られてしまった、などの体験があると、強い不安を抱きやすいでしょう。もちろん電話でも口調や声音によって、ある程度相手の気持ちは予想可能です。

しかし、何度も想像と異なる反応をされると、電話対応への自信をなくしてしまうでしょう。

言葉に詰まる

電話に慣れていない状況では、言いたいことをうまく伝えられず言葉に詰まることがあります。

言葉が出てくるまで待ってもらえる場合もありますが、急いでいる方からは怒られる可能性もあるでしょう。また話せない状態が続くと電話対応の時間が延び、他の業務にも影響が出てしまいます。

電話対応に時間を取られた結果、予定の仕事が終わらず職場に迷惑をかけた経験を持つ方もいるでしょう。

話している内容を周りに聞かれて落ち着かない

職場での電話対応は、話している内容を周りの人に聞かれてしまうため、落ち着いて話せないこともあるでしょう。

厳しい先輩や上司の近くで電話対応をすると、話の内容や話し方について、あとで注意を受ける可能性もあります。

また電話対応での失敗は周りにすぐに発覚するため、ミスが評価に影響するのではと極度に不安を感じる方もいるでしょう。電話への不安感が高まることで萎縮してしまい、さらなる失敗につながることもあります。

電話対応が苦手な方の5つの特徴

電話対応が苦手と感じる原因には、個人の性格も関連しています。電話対応に苦手意識を感じやすい方の特徴は、次のとおりです。

• クレームが怖い
• 過去にクレームに発展したことがある
• 話をうまくまとめられない
• 電話対応を周りに聞かれることが苦手
• クレームになると言葉が出なくなる

電話に対する不安感を減らすため、自身に当てはまるものがあるのかを確認しましょう。

クレームが怖い

クレームに対して恐怖感の強い方は、電話対応に苦手意識を持ちやすいでしょう。電話に出た瞬間に怒鳴られたらどうしようと不安を抱く場合、電話そのものに恐怖感を覚えてしまいます。

また同じ職場の先輩や上司から過去に起きたクレームの話を聞くことも、強い不安感につながります。

実際にクレームを経験していなくても、心配性な方にとっては今後怖いクレームが来るのではないかと気になってしまうでしょう。

過去にクレームに発展したことがある

過去に大きなクレームに発展した経験から、電話に恐怖心を抱く方もいます。たとえ自身に非がなくても、強い口調で責められ続けると大きなストレスを感じてしまいます。

また自身が受けた電話がきっかけで職場全体を巻き込むトラブルに発展し、叱責された経験を持つ方もいるでしょう。一度強い恐怖を経験すると、電話で話すこと自体にストレスを感じるようになります。

また強いストレスを受けながら電話対応を続けることで、さらにミスが起きれば、仕事そのものに不安を抱くでしょう。

話をうまくまとめられない

電話に限らず、会話そのものに苦手意識を感じる方も少なくありません。話すことが得意ではなく、話し始めるものの内容がまとまらない、相手にうまく内容を伝えられないと悩んでいる方は多いものです。

とくに電話ではジェスチャーができないため、対面で話すときよりも会話の内容が重視されます。必要な内容をスムーズに伝えられず、相手から怒られた経験のある方もいるでしょう。

電話対応を周りに聞かれることが苦手

電話での会話をプライベートなものだと考えている方にとって、電話対応を周りの方に聞かれることも大きなストレスです。

ビジネス以外のシーンにおいて電話はプライベートなものであり、家族や友人などの親しい方との会話を誰かに聞かれることはありません。

しかし仕事においては、電話での会話内容が録音されることもあります。また職場で電話を取れば、会話内容が職場内に聞こえることも少なくありません。

電話を誰かに聞かれることに慣れてない場合、電話のたびに強い不安を覚えるでしょう。

クレームになると言葉が出なくなる

普段は問題なく電話対応ができているにもかかわらず、クレームに対してうまく対応できないと悩んでいる方もいるでしょう。クレームの電話では相手が怒っていることが多く、強いストレスから言葉が出なくなる方も少なくありません。

クレーム対応に慣れておらず、相手を余計に怒らせてしまった経験のある方もいるでしょう。うまく言葉が出ない経験を繰り返すと、クレーム以外の電話対応でも大きなストレスを感じてしまいます。

電話対応の苦手意識を克服する方法

電話対応への苦手意識を克服するための方法は、次の5つです。

• 電話対応が得意な方のログを聞く
• 上司や同僚とのロープレで対応に慣れる
• 電話対応のマニュアルを作る
• メモを取り要件を把握
• お客様の立場を考えながら応対

苦手意識を克服するためには、経験を積み、電話そのものに慣れることが大切です。挑戦できそうな方法から少しずつ、電話対応のスキルを上げていきましょう。

電話対応が得意な方のログを聞く

電話に苦手意識がある場合、電話対応が上手な方のログを確認しましょう。話し方や声音、話の内容から電話対応の上手い方がどのようにスムーズな会話を実現させているのかを考えると、スキルが向上します。

また電話対応の上手い方の話し方をイメージしながら実際に話すことで、対応に自信を持てるようになります。可能であれば、電話対応に慣れているベテランの方に相談するのもおすすめです。

電話でどのようなことを意識しているのか、スキルを上げるためにどのような訓練をしたのか、などを聞き、今後の電話対応に活かしていきましょう。

上司や同僚とのロープレで対応に慣れる

電話対応の経験自体が少ない場合、上司や同僚とロールプレイングをして電話対応のパターンに慣れましょう。

次のようなシーンを想定し、シミュレーションをしてみてください。

• 社内の他部署から連絡が来たとき
• 取引先から連絡が来たとき
• クレームが来たとき
• 他の方への取り次ぎが必要なとき

ロールプレイングで対応に慣れておけば、本番でもある程度落ち着いて対応できます。

ただしロールプレイングには時間がかかるため、同僚や先輩に頼みにくいケースもあるでしょう。その場合は社会人経験のある友人や家族に相談し、じっくりと練習してみてください。

電話対応のマニュアルを作成

電話対応のパターンがある程度掴めてきたら、マニュアルを作成してみましょう。電話対応において大切なのは、最初の一言です。

最初の言葉が出れば、そのあとの会話がスムーズに進むことも多いため、まずは電話のパターンごとに最初に話す言葉を書いておきましょう。

また次のような電話対応の基本的なルールも、マニュアルに記入しておくとよいでしょう。

• 3コール以内に電話に出る
• 相手の氏名や所属、要件を復唱する
• 電話を取り継ぐ際は保留にする

電話対応で間違いやすいポイントも、マニュアルにはっきりと記載します。空いた時間にマニュアルを繰り返し確認し、電話に備えましょう。

メモを取り要件を把握

電話の内容を正確に把握するためには、メモを取ることが大切です。電話のすぐ横にメモを用意し、必要事項をすぐに記載できる環境を整えましょう。

対応の際、書きとめておくべき内容は次のとおりです。

• 相手の名前
• 相手が所属している会社や部署
• 相手の電話番号
• 電話の要件
• 電話の取り次ぎ先

基本的な内容でも確実にメモを取るように意識すれば、情報の聞き漏らしを減らせます。また必要事項をメモすることで、精神的にも落ち着くでしょう。

電話をかける際は話す内容を明確にするため、重要な点をあらかじめ書きとめておくと安心です。思うように話を進められず、困ったときには事前に書いたメモを確認する習慣をつけましょう。

お客様の立場を考えながら応対

電話では相手の表情や状況がわからないため、通常よりも相手の立場を強く意識する必要があります。自身の会話を振り返り、相手への思いやりが足りない部分はなかったかを確認してみてください。

相手に好印象を与えるため、電話では次の点を意識して対応しましょう。

• 明るい声でハキハキと話す
• 相手の話を否定しない
• 相手の話を遮らない
• 正しい敬語で話す

電話で重要な点は、会話の内容と話し方です。自身の電話対応のログを同僚や上司に聞いてもらい、どのような点がマイナスの印象につながったのかを確認してみましょう。

電話対応のストレスで仕事を辞めたいときの対処法

苦手意識の克服を目指して努力しても、電話対応が大きなストレスになり、悩んでいる方は少なくないでしょう。

どうしても電話対応が苦手な場合、次の対処法を検討しましょう。

• 部署異動を申請する
• 電話対応のない職種へ転職
• 転職エージェントを利用する
• 退職代行を活用する

自身のキャリアビジョンを踏まえ、適切な方法でストレスを減らしてみてください。

部署異動を申請する

電話対応を少しでも減らすのなら、まずは部署異動を検討しましょう。不特定多数の方から電話がかかってくる状況では電話の内容が予想しにくく、クレームを受けやすいからです。

特定の取引先からしか電話の来ない部署に異動し、ストレスを減らしましょう。

電話対応のない職種へ転職

部署異動が難しい、もしくは部署異動しても電話対応が必要になる場合、電話対応の少ない職種を選びましょう。建設業や清掃業では屋外で仕事をする時間が長いため、電話対応を大幅に減らせます。

また業種を問わず在宅ワークであれば、不特定多数の方からの電話を受ける可能性が低くなります。

ただし昇進や転職先での部署異動に伴い、電話対応が必要になる可能性もあります。基本的に電話での会話が不要な仕事であっても、トレーニングは必要です。

転職エージェントを利用する

電話対応のない職場を探すなら、転職エージェントの利用がおすすめです。エージェントに所属するアドバイザーは、企業とのやり取りを代行します。

企業に直接聞きにくい次の内容も、アドバイザーを通して確認できます。

• 電話対応の有無
• 職場の雰囲気
• 在宅ワークの可否

快適な職場を効率的に探すなら、転職エージェントを活用しましょう。

退職代行を活用する

退職に関して不安がある場合は、退職代行サービスを活用しましょう。転職先が決まったら、タイミングを見て現在の仕事を辞めなければいけません。

しかし、上司や先輩が厳しく退職したいと言い出せない、と悩んでいる方は少なくないでしょう。退職代行サービスは、退職の意向を自身に代わって伝えるのみならず、退職に関連する手続きも代行します。

サービスによっては有休の消化や退職日の調整、未払い残業代の請求もできるため、円満な退職が難しい方におすすめです。

電話対応のない職種とは？

電話対応へのストレスで仕事を辞めたいと考える方は少なくありません。しかし、電話対応が必要な職場は多く、転職した先でも電話対応を求められる可能性はあります。

転職をする際は、次のような電話対応の少ない職種を検討してみましょう。

• 運送業
• 建設業
• 農業、漁業、林業
• 清掃業

それぞれの職種の特徴とおすすめできる方について解説するので、ぜひ転職先選びの参考にしてみてください。

運送業

荷物を指定の場所に配達する仕事が運送業です。ただし、常に荷物を運んでいるわけではなく、庫内での仕分けや荷受けも担当します。

運送業の仕事は基本的に倉庫や屋外でおこなわれるため、オフィスで電話対応をする時間は非常に短いのが特徴です。体力に自信のある方、運転に慣れている方は運送業を検討してみましょう。

ただし運送の途中、お客さまから連絡が入るケースは少なくありません。また荷受けの際、お客さまから問い合わせが来ることもあります。

運転中に電話が来ることも多いため、慣れるまでは大きなストレスを感じる方もいるでしょう。

建設業

建設業は屋外で仕事をする時間が長く、電話対応は基本的にありません。仕事で体を動かしたい方、現場で活かせる資格を持っている方はぜひ検討してみてください。

ただし体力的にはハードであり、現場によっては事故に遭う危険性もあります。

また異動や昇進で立場が変われば、毎日のように電話対応が必要になるケースもあるでしょう。電話対応を減らすのなら、高い技術力を身につけて現場のプロとして活躍しましょう。

農業、漁業、林業

屋外で作業をおこなう農業、漁業、林業も電話対応の少ない仕事です。仕事で電話が必要になるシーンもありますが、基本的には決まった相手とのやり取りです。

そのため電話の相手を認識してしまえば、電話対応のストレスは大幅に減ります。自然を相手にした仕事に興味がある方、関連の資格や経験を持つ方は転職を検討してみましょう。

清掃業

オフィスや公園などの清掃をおこなう清掃業も、電話対応のない仕事といえます。個人の携帯電話に電話がかかってくることはありますが、基本的には社内連絡です。

社外の方とやり取りをする必要はないため、落ち着いて対応できるでしょう。清掃業で働くためには体力が必要ですが、屋内の清掃であれば屋外に比べて落ち着いた環境で働けます。

屋外で長く働くことに不安を感じる場合、屋内清掃の仕事を探してみましょう。

【人気】電話対応のない職種への転職時におすすめのエージェント5選

電話対応のない職種を目指す場合、転職エージェントを活用しましょう。担当者から最適な仕事を紹介してもらえるだけでなく、職場環境について事前に調査が可能なケースもあります。

電話対応の有無を重視するなら、サポートの手厚い転職エージェントを選びましょう。

転職のときに利用したいおすすめの転職エージェントは、次のとおりです。

• リクルートエージェント
• BIZREACH
• doda
• ハタラクティブ
• 就職shop

それぞれのエージェントについて、特徴を見ていきましょう。

リクルートエージェント

リクルートエージェントは求人件数が非常に多い転職エージェントです。公開求人のみでも33万件を超えているうえ、登録後にチェックできる非公開求人の数は27万件超です。

参照元：リクルートエージェント

求人数が豊富にあるため、地方にお住まいの方、募集の少ない職種で仕事を探している方も快適に利用できるでしょう。

またリクルートエージェントでは、業界ごとに経験豊富なアドバイザーが転職をサポートします。

すでに働きたい業界が決まっている方は、専門の業界知識を持つアドバイザーと今後のキャリアについて話し合いをしましょう。

リクルートエージェントをチェック

BIZREACH

BIZREACHは、ハイクラスな転職先を探している方向けの転職エージェントです。年収1,000万円以上の求人が3分の1を超えているため、高収入を目指す方は登録してみましょう。

参照元：BIZREACH

ただしBIZREACHで仕事を見つけるためには、企業側からのスカウトが必要です。ヘッドハンターにも転職先について相談できますが、スカウトを受けられる高いスキルを持った方でないと転職は難しいでしょう。

またBIZREACHでは有料プランがあり、無料プランではすべてのスカウトのチェックができません。本格的にハイクラス求人を探すなら、有料プランへの加入を検討しましょう。

doda

dodaは、豊富な診断ツールで自身に適した仕事を見つけられるサービスです。doda公式サイトで試せる診断ツールには次のものがあります。

• 「自己PR」発掘診断
• キャリアタイプ診断
• 転職タイプ診断

適職や強みがわからず悩んでいる方は、活用してみましょう。さらにdodaには気軽に試せるスカウト機能があり、忙しいなかでもスムーズに転職を進められます。

スカウト機能は誰でも利用できるため、経歴に自信がない方も安心です。

ハタラクティブ

ハタラクティブは未経験に特化した転職エージェントです。フリーターの方、ポテンシャル採用のチャンスを活かして新しい業界で働きたい方は、ぜひ利用を検討してみましょう。

なお、ハタラクティブを活用し就職した方のうち、86.5%が社員数1,000人以上の大企業に内定しています。

参照元：ハタラクティブ

経歴に自信がないけれど大企業で働きたいと考えている方は、ハタラクティブのサポートを受けてみましょう。

就職shop

就職shopは、直接キャリアコーディネーターと話せるエージェントサービスです。

店舗は限られているため遠方にお住まいの場合は大変ですが、担当者と今後のキャリアについて直接話せるのは大きなメリットです。

対面でアドバイスをもらえるので、転職が初めての方も安心して進められるでしょう。また就職shopが紹介する求人には、書類選考がありません。

経歴にかかわらず、面接で自身のポテンシャルをアピールできるため、書類選考が不安な方にぴったりです。

まとめ

今回は電話対応が苦手と感じる原因や特徴、苦手な電話対応を克服する方法について解説しました。デスクワークでは電話対応をする場面が多く、苦手意識があると職場にいることに苦痛を感じてしまいます。

メモを取りながら電話対応が上手な方にアドバイスをもらうなど、電話対応スキルを向上させましょう。どうしても苦手意識が拭えず苦しい場合は、電話対応の少ない仕事に転職するのもよいでしょう。

ただし電話対応を完全になくすことは難しいため、ある程度はスキルを磨くことが大切です。さまざまなシーンを経験しながら、電話対応に慣れていきましょう。

※本記事の情報は2023年4月時点のものです。
※本記事は公開・修正時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。キャンペーンを含む最新情報は各サービスの公式サイトよりご確認ください。
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〈参考〉
リクルートエージェント
ビズリーチ
doda